So mancher Mitarbeiter reagiert wenig begeistert auf das Wort „Intranet“. Häufig denkt man eine Seite, die sich beim Öffnen des Browsers am Arbeitsplatz öffnet und die wenig nützliches bietet.

Dabei birgt eine gute Zusammenarbeit das grösste Zukunftspotenzial in unserer personalkostengetriebenen Arbeitswelt. Für Betriebe genauso wie für den Mitarbeiter selbst. Wie lässt sich diese Lücke erklären?

Die falschen Fragen stellen

Wenn Sie nicht wissen was die richtige Frage ist, wird Ihnen die Antwort nichts nützen.

Vor Kurzem entdeckte ich bei der Suche nach einem Webentwickler die Referenzbeschreibung eines Projekts das die Frage beantworten sollte: „Ist Produkt Xyz noch das richtige Intranet Tool für unseren Betrieb?“. Einschliesslich des Produktnamens, den ich hier nicht nenne, denn auf den kommt es gar nicht an (er ist wohlbekannt).

Der Kunde hatte eine Studie in Auftrag gegeben, die diese Frage beantworten sollte. Mit Stolz berichten die Enwickler davon, dass sie sich gründliche in die Software eingearbeitet haben, bis der Kunde schlussendlich als Referenzkunde auf der Webpage genannt werden konnte mit hübschen Screenshots vom Intranet.

Weitere Web-Recherche und ein paar Gespräche später war der Auslöser des Projekts gefunden. Die Mitarbeiter waren hochgradig unzufrieden mit dem Intranet und das schon seit einigen Jahren. Mittlerweile hatte sich die Stimmung derart verschlechtert, dass allgemein der IT kaum mehr Vertrauen entgegengebracht wurde. Man sah ein: Hier müssen wir etwas tun.

Also fragt man: Ist Xyz noch das richtige Tool für uns? Fragen Sie den Frosch ob Sie den Teich trockenlegen sollen?

Das Problem ist: Mit jedem anderen Produkt wäre genau das gleiche passiert. Die Ursachen für die Unzufriedenheit lagen nicht an der benutzten Software Suite. Die Frage nach dem richtigen Mittel kann nicht beantwortet werden wenn man nicht weiss wo die Reise hingehen soll.

Die Bedeutung von Beratung

Consulting oder Verkaufsberatung, beides nennt sich Beratung. Das ist leider fatal.

Beispiel: Standard-Software ist ein beliebtes Kriterium bei Entscheidungen zu Beschaffungsfragen. Für grosse Hersteller lohnt sich eine Vetriebsorganisation, die bei interessierten Firmen ins Haus kommt und das Produkt verkauft. Auch das nennt sich Beratung und kostet vermeintlich nichts. Kaum erwähnenswert dass man dies beim Kauf mitbezahlen muss, aber die vertriebsbezogenen Veranstaltungen waren doch zu angenehm als dass man gerne darauf verzichtet.

Ein Consulting das erst mal eine Bestandsaufnahme fordert, ist da erheblich unattraktiver, bringt es doch auch Dinge zum Vorschein die nicht so viel Spass machen.

Ein gutes Intranet bedeutet gute Zusammenarbeit. Und das bedeutet wiederum viel Interaktion untereinander. Schon bei nur 5 Mitarbeitern gibt es 10 mögliche Interaktionen. Bei 10 Mitarbeitern sind es schon 45.

Wieviele mögliche Interaktionen sind es bei 100 Mitarbeitern? Schreiben Sie es in den Kommentar!

Und jede ist anders je nach Abteilung, Firma, Funktion. Zu glauben dass sich das unterstützen lässt durch ein Tool das man einfach installiert, wäre naiv. Es braucht das organisatorische Wissen des ganzen Betriebs.

Die gute Nachricht: Alle Mitarbeiter können mitgestalten

Im besten Fall mithilfe der collaborativen Plattform selbst. Für diesen Prozess gibt es weder ein Standardtool noch ein Standardvorgehen. Aber es gibt Leute, die so etwas schon mal gemacht haben, und wissen worauf man achten sollte, damit es ein Erfolg wird.

Das Kreuz mit der Standardsoftware

Schlagwort Customizing: Provokativ gesagt bedeutet es ein verstecktes Hintertürchen für Neuentwicklung. Der Nachteil ist, dass dann oft ungeeignete Werkzeuge benutzt werden müssen, da das Produkt die Mittel vorgibt.
Standardsoftware wird unter Insidern gern als Bananensoftware bezeichnet: Das Produkt reift beim Kunden. Warum wird das kaum als Fehlentscheidung angesehen? Weil Customizing oft grosse Programme nach sich zieht das Projektleiter, Teilprojektleiter und Querschnittverantwortliche benennt, die es ohne die Beschaffung gar nicht gegeben hätte. Da wird den Ausgaben noch Geld hinterhergeworfen so lange bis das Projekt wegen seiner Grösse per Definition ein Erfolg werden muss.

Ansteckender Virus: Exceleritis

Mitarbeiter aus den Fachbereichen verbrauchen viel Zeit für das Programmieren von Bürosoftware und bauen ein System der Schwachstellen auf.
Oft ist den Führungskräften der Aufwand den das erzeugt gar nicht bewusst. Ein halbes Mannjahr, das man übern Daumen mit rund 80‘000 €/CHF Kosten bewerten kann wird beim eigenen Mitarbeiter in Kauf genommen. Ein Zahlung von einem Bruchteil für eine bessere Lösung oft vermieden.
Manche werden unverzichtbar bei Planung, Controlling, Reporting, Arbeitszeiterfassung etc. Oft mit Fehlern in den Algorithmen die zu falschen Entscheidungen führen und lange nicht bemerkt werden.

Bald gibt es viele verschiedene Versionen der Datei in unzähligen Mailboxen und jeder einzelne bastelt sich einen Weg um mit Aktualisierungen klarzukommen. Viele Eingaben werden doppelt und dreifach getätigt weil Änderungen in verschiedenen Exceldateien stecken. Der grosse Aufwand, um seine Ablage zu organisieren erscheint nirgens und wird fälschlicherweise als nicht vorhanden angenommen.

Oft wird der Macro-Urheber unverzichtbar der sich als einziger mit dem Excel-Ungetüm auskennt. Wenn dann die Erkenntnis reift dass man hier einen gefährlichen Weg eingeschlagen hat wird das ganze der IT vor die Füsse geworfen und die sollen dann ein Problem lösen vor dem sie jahrelang gewarnt haben. Ohne dass ein Budget vorhanden ist und das möglichst gestern. Suboptimal, ganz abgesehen von der Motivationslage die solche Führung erzeugt.

Alles ist ein Tool

Manche kennen die globale Netzwelt kaum oder nur von den Kindern. Manche glauben jeder 13jährige baut heute Apps die nichts kosten. Die muss man doch einfach nur runterladen. Zitat: „Ich verstehe gar nicht, warum das bei uns so viel Aufwand ist“.

Das Problem: Wenn ich nicht verstehe, warum das nicht geht, heisst das noch nicht, dass es gehen kann.

Ich kenne keinen einzigen Teenager, der betrieblich nutzbare Apps entwickelt hat. Und ich bewege mich viel in der Cyberwelt.

Falsch verstandene Internet Polizei

IT-Verantwortliche sperren Seiten wie Facebook und andere social Media Dienste in der Meinung, damit etwas Gutes zu tun. Dies führt andererseits zu Nachteilen bei der Wissensrecherche und Zusammenarbeit. Mitarbeiter weichen daher auf weitere Dienste aus oder nutzen einfach ihr privates Handy. Das führt zu einem Wettrüsten von Sperrlisten einerseits und Alternativensuche bei den Mitarbeitern andererseits.

Das Problem: Die IT steuert, wer welche Tätigkeiten machen darf.

Es ist gut gemeint, wenn die IT versucht zu erreichen, dass Mitarbeiter ihre Arbeit tun. Aber sie hindern wiederum andere bei Ihrer Arbeit. Es gibt Projektteams, die auf Cloud Dienste ausweichen mit privaten Accounts um besser zusammenarbeiten zu können, etwa Dropbox, Google Drive etc, etc. Und stellen dabei interne Dokumente ins Netz. Hier freuen sich die Amerikaner, Russen, Chinesen, Inder, usw. Die wissen oft mehr über Firmen-Interna als die Unternehmensleitung (siehe BND-NSA-Affäre).

Anerkennung der Bedeutung von IT

Unbedingt braucht es bei der IT ein Wissen und Interesse an betrieblichen Zusammenhängen. Kein CIO kann heute gute Arbeit leisten, wenn er nicht versteht wie betriebswirtschaftliche Zusammenhänge das Geschick des Betriebes bestimmen. Ein Zurückziehen auf das Installieren und Funktionieren eines PC-Netzwerks ist hier bestenfalls ungenügend.

Die Informatik ist zum wichtigsten Unterstützer geworden in der digitalen Welt in der wir wirtschaften. Sie braucht angemessene Anerkennung Ihrer Bedeutung, Verantwortung und Leistungsfähigkeit und darf nicht mehr als ein notwendiges Kostenübel betrachtet werden. Dann kann sie grossartige Vorteile liefern, für das gesamte Unternehmen, wirtschaftlich und auch bei der Zusammenarbeit.