Ihre Dokumente bitte!

Vereinfachen Sie Verwaltung, Redaktion und Freigabe von Dokumenten

Automatische Freigabeprozesse: Ein Dokument wird durch definierbare Redaktor-Teams freigegeben, bevor es dem gewünschten Personenkreis zur Verfügung steht. Adressaten werden automatisch benachrichtigt, sobald das Verfahren startet. Mit einem Klick kann es weitergeleitet werden. Das Verfahren ist frei definierbar.

PDF-Generierung: Dokumente werden durch die Freigabe umgewandelt, welche dann im Verzeichnis zur Verfügung stehen. Platzhalter in der Quelldatei (Prüfer, Freigeber, Datum etc.) werden automatisch bei der PDF-Generierung eingefügt.

Mitgeltende Dokumente: Thematisch passende Dokumente werden dem Dokument zugeordnet. Dabei werden diese in ihrer aktuellen Version angezeigt.

Revisionssichere Archivierung: Wenn Sie eine neue Version erstellen, brauchen Sie sich um die Sicherung der alten keine Sorgen zu machen. Historisierung und Archivierung nach festgelegten Regeln.

Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse

Jedes Dokument wird durch das definierte Freigabeteam gesichtet, bevor es dem gewählten Personenkreis zur Verfügung steht. Die Adressaten werden automatisch per E­Mail benachrichtigt, sobald das Freigabeverfahren eines neuen Dokuments oder einer neuen Version gestartet wurde. Das Prüf- und Freigabeverfahren ist frei definierbar und kann je nach Abteilung unterschiedlich gestaltet werden. Vorlagen dazu passen oft schon zum grossen Teil und beschleunigen den Start.

Mitgeltende Dokumente

Thematisch passende oder aufeinander aufbauende Dokumente werden mit dieser Funktion dem jeweiligen Dokument zugeordnet. Dabei werden diese in ihrer aktuellen Version angezeigt.

PDF-Generierung

Die Applikation wandelt Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokumente nach erfolgter Freigabe direkt in PDFs um, welche dann im Verzeichnis zur Verfügung stehen. In der Quelldatei enthaltene Platzhalter (Prüfer, Freigeber, Datum etc.) werden automatisch bei der PDF­Generierung eingefügt.

Umfangreiche Berichte

Das Dokumentenmanagement enthält integrierte Berichte, die eine optimale Übersicht über die jeweiligen Bearbeitungs­ und Freigabestände der Dokumente geben.

Revisionssichere Archivierung

Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen, brauchen Sie sich um die Sicherung der alten keine Sorgen zu machen. Das Dokumentenmanagement archiviert automatisch alle vorherigen Stände.

Integriertes Benutzermanagement

Beim Erstellen eines Verzeichnisses wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Zugriff darauf und auf die darin veröffentlichten Dokumente erhalten sollen. Dabei können Sie allenfalls auf Verteilerlisten, Organisationseinheiten, Rollen etc. aus Ihrem Unternehmens-Verzeichnis zugreifen.

Browser- und Plattformunabhängig

Mit der Dokumentenverwaltung profitieren Sie von modernen Technologien. Im Gegensatz zu anderen Systemen ist es nicht auf eine bestimmte Plattform beschränkt, sondern läuft in allen gängigen Browsern, Smartphones und Tablets.

Kurz und gut:

  • Gute Übersicht durch ein klar strukturiertes und einheitliches Ablagesystem
  • Standardisierung der Abläufe
  • Sicherheit durch revisionssichere Archivierung
  • Keine doppelte Bearbeitung, Dokumentenstand ist jederzeit klar einsehbar
  • Volltextsuche zur einfachen Recherche