IBM Verse vs Zero-E-Mail Initiative: Ja was denn nun?

IBM hat die E-Mail neu erfunden. Im neuen Verse stecken mehrere 100 Millionen Dollar Investitionen. Die neue Software verspricht eine bessere Art der Arbeit und mehr Erfolg durch Zusammenarbeit.
Umgekehrt gewinnen Firmen wie Atos mit Zero-E-Mail-Inititiaven Preise für exzellente Collaboration. Sogar Gartner veröffentlichte einen Forschungsbericht darüber mit Superlativen wie „… this kind and magnitude is very rare“.

Ja was denn nun?

Gar keine E-Mails mehr oder eine reine E-Mail-Plattform für bessere Arbeit? Für jedes Unternehmen sind diese Berichte erst mal widersprüchlich.

Beide proklamieren, das Unternehmen besser zu machen. Wenn man im digitalen Zeitalter nach Strategien sucht, auch in Zukunft Gewinne zu machen, kann man wirtschaftliche Entwicklungen nicht einfach ignorieren. Wenn der Wettbewerb schneller, günstiger und auch noch beliebter ist oder der Kunde, das unbekannte Wesen sich anderen zuwendet, wird man nicht mehr lange überleben. Die Welt scheint sich immer schneller zu drehen, es geht nicht mehr so lang bis man weg ist vom Fenster. Auf Neudeutsch heisst das „disruptiv“.

Wer hat die Nase vorn?

Mitarbeiter brauchen und wollen das, was man „enterprise social collaboration“ nennt. Eigentlich eine schöne Situation: Die Mitarbeiter wollen es, vor allem die jungen, dynamischen, ehrgeizigen. Und diese wiederum werden von den erfolgreichen Firmen gewollt. Es lässt sich besser, effizienter und nachvollziehbarer arbeiten, die soziale Komponente bringt Anerkennung, Wissensaustausch, gemeinsame Erfolgserlebnisse und bessere Sicherheit vor intriganten Strukturen.

Das Kreuz mit der E-Mail

Nach der Rückkehr von einer Reise sind Mitarbeiter erst mal mit Abarbeiten der Mails beschäftigt, oft tagelang. Das meiste ist reine Zeitverschwendung, wir wissen bloss nicht was.

Das angehängte Dokument ist überholt, das merke ich erst als ich weiter oben die neuere Fassung finde. Eine Entscheidung ist längst gefallen, wo man mich um eine Stellungnahme gebeten hatte. Die Zeit, sie zusammenzufassen hätte ich sparen können. Ein Grossteil der Mails sind nur in Kopie an mich gegangen. Aber ganz unten werde ich mit einer Frage direkt angesprochen.
Der Trick, manche E-Mails zu ignorieren funktioniert spätestens seit der Lesebestätigung nicht mehr. Sobald man die Mail geöffnet oder ungelesen gelöscht hat, geht das an den Absender. Und das erzeugt Druck. Nicht unbedingt angenehm.

Dennoch sind 65% der eingegangenen Mails belanglos. Aber das weiss ich erst später. Also werden sie in Ordnern sortiert, so dass ich sie hervorholen kann sobald ich sie brauche. Vorausgesetzt ich bin an meinem Platz. Die Organisiererei kostet Zeit, zumal die Ordnernamen und Themen oft vielfältig sind. Dann sucht man sich letztlich doch einen Wolf.

Gelesene Mails werden wieder als ungelesen markiert weil ich gerade nicht den Nerv habe, dieses Thema anzugehen. Oder der Kollege steckt verschiedene Themen in die gleiche Mail. Mit der Zeit wird der Berg an ungelesenen Mails immer grösser und das Gefühl, nicht hinterherzukommen steigert sich mit jedem Eingangs-Dingdong.

Das Dingdong stört ohnehin, weil es die Konzentration unterbricht. Das woran ich gerade arbeite dauert dreimal so lange, weil ich es nicht lassen kann, die Mail schnell anzuschauen. Manche Mailprogramme blenden ein kleines Fensterchen am Bildrand ein. Das macht es aber eher schlimmer.

Da bleibt nur, das Mail-Programm zu beenden. Es dauert nicht lange und vermehrte Anrufe sind die Folge. „Hast du meine Mail bekommen?“ sind noch die harmloseren Fragen.

Das Handy macht es noch schlimmer

Nun macht es Dingdong auch in der Kaffeeküche oder auf der abendlichen Couch. Und wenn man nur mal schnell draufschaut bekommt der Absender die Lesebestätigung. Die Zwickmühle: Entweder jetzt durchlesen und antworten (vorher nachdenken) oder am nächsten Arbeitstag einen Rüffel einfangen. Mail gelesen aber dennoch ignoriert? Ups, in der Inbox im Büro ist sie mir durch die Lappen gegangen denn sie war als gelesen markiert.

Je länger das so geht, desto mehr Zeit brauche ich mit dem E-Mail-Terror. An manchen Tagen verbringe ich 80% meiner Arbeitszeit in der E-Mail. Dabei sind die Zeitgenossen, die einen tatsächlich mit Mails terrorisieren noch gar nicht erwähnt.

Die Produktivität ist nicht berauschend. Von der Unzufriedenheit mit Frage an sich selbst, was man denn heute so vollbracht hat ganz zu schweigen. Und da haben wir noch gar nicht von unsäglichen Blind-Kopien gesprochen wo der direkte Empfänger nicht sehen darf, wer das in Kopie bekommt. Ganz zu schweigen von den Formulierungen und Verenkungen, die man macht, weil man ja nicht weiss, an wen der Empfänger das noch alles weiterletet. Im schlimmsten Fall stehen nur noch Floskeln in der Mail und man ruft den Empfänger nachher rasch an um das zu erklären.

Also: Weg mit der E-Mail!?

Schon Anfang 2014 sprach der französiche IT Dienstleister Atos auf seiner web site von „… Cultural Shift Beyond Social Collaboration. The way we work is shifting…“ Die Forderung: Weg mit der E-Mail! Lasst uns mal richtig zusammenarbeiten!

Diejenigen, die sich auf die soziale Umsetzung der Zusammenarbeit einlassen, werden einen Wettbewerbsvorteil erzeugen. Denn sie können soziale Stärken der Mitarbeiter einsetzen um potenzielle Nachfrage besser zu verstehen und zu bedienen. Die Art der Arbeit wird sich verändern. Anordnungen und Vorgaben sind überholt, die Jüngeren verstehen oft mehr oder wissen besser Bescheid. Das Unternehmen muss dafür die kollaborativen Rahmenbedingungen und Werkzeuge zur Verfügung stellen. Das ermöglicht social collaboration um engagiert neue Wege zu gehen.

Das asoziale Schwein in mir

Natürlich, das kostet Eingewöhnung. Auch wir haben vielleicht von kleinen asozialen Vorteilen gezehrt, wussten aus der Raucherecke mehr als die Kollegen im Zimmer, haben unsere langjährigen Kunden- und Personenkenntnisse genutzt und dem neuen Mitarbeiter nicht sofort alles auf die Nase gebunden, was er nicht ausdrücklich gefragt hat.

Sich zu trauen, eine Idee mal in die Runde zu werfen, die nicht im Abteilungsmeeting stattfindet sondern wo auch andere, vielleicht grünschnäbelige Kollegen mitlesen und noch einen Kommentar dazu abgeben können. Daran muss man sich erst mal gewöhnen. Und ob ich die bessere Wettbewerbsposition meiner Firma am eigenen Geldbeutel sehe, muss sich ja erst noch rausstellen.

Aber wenn ich erst mal einen Ansprechpartner schneller gefunden, eine Entscheidung leichter vorbereitet, einen Deal schneller abgeschlossen oder den Chef besser überzeugt habe, werde ich auf diese Collaboration nicht mehr verzichten wollen.

Auf diese Weise ist der Null-E-Mail-Ansatz zu verstehen: Wir müssen zusammen-arbeiten und besser kommunizieren. Und dafür ist die alte E-Mail zu altbacken, zu direktiv, zu unflexibel, zu langsam, zu isoliert, zu hierarchisch, zu wenig sozial. Austausch von Informationen, Anleitungen, Wissen, Ideen und Sichtweisen muss schneller, gezielter, sozialer, gemeinsamer, konstruktiver geschehen.

Jedes Stück Information lässt sich besser einordnen, werten, finden, nutzen oder vergessen(!) jeweils mit der Priorität, die sie für jeden einzelnen hat. Die hierarchsche Struktur von Ordner-Systemen ist nur eine von vielen Verknüpfungsmöglichkeiten von Wissen. Prioritäten lassen sich bewerten und Verbindungen zu Terminen, Events, flexiblen Projektteams wahlfrei herstellen. Jeder trägt das bei das er beitragen kann. Die soziale Komponente ermöglicht neue Formen der Bewertung und Priorisierung.

Was unterstützt IBM Verse?

Das gleiche unterstützt auch Verse, es kommt nur von der anderen Seite: Wir sind E-Mail mittlerweile gewohnt. Wir können nicht sofort auf sie verzichten ohne erst mal eine collaborative Plattform zur Verfügung steht und wir uns da zurechtfinden.
Neue Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit helfen Aufgaben zu priorisieren, die richtigen Informationen und Wissensträger sofort zu finden und Arbeit fokussierter zu erledigen.
Verse verfolgt den Ansatz für die Collaboration im Unternehmen: Es integriert in einer Arbeitsumgebung sämtliche Kommunikation, E-Mail, Meetings, Kalender, File-Sharing und Social-Media bis hin zu Video Chats. Es umfasst ein Messaging, das beim Suchen Facetten aufzeigt: Nutzer können spezifische Informationen aus allen möglichen Content-Formaten sehen und abrufen.

Es nutzt Analytics-Funktionen, um dem Nutzer zu zeigen, was die wichtigsten Dinge für den Tag sind. Es ist lernfähig, d.h. es erkennt die Vorlieben und Prioritäten des einzelnen Nutzers nach einiger Zeit selbständig. Es liefert aktuelle Kontextinformationen zu laufenden Projekten oder Teammitgliedern, die damit befasst sind. Es analysiert Verhalten und Vorlieben des Mitarbeiters, um ihm ein personalisiertes und vorausschauendes Arbeiten mit der Social-Mail zu ermöglichen. Es kann Muster in Nachrichten erkennen und automatisch darauf reagieren.

In Verse können kognitive Verfahren eingebaut werden. Das ermöglicht, dass der Nutzer z.B. Watson zu Themen befragen kann und prompte Antworten erhält, gestaffelt nach dem Grad ihrer Zuverlässigkeit und viel schneller als ein Experte antworten könnte.

Zusammenarbeit mit verschiedenen Geräten

Die Oberfläche ist für alle Mobil- und Web-Umgebungen optimiert. Inhalte, die vorher über verschiedenste Kanäle wie E-Mail, Kalender, Aufgaben, Social-Netzwerke, Chats, Online-Meetings oder Dokumente verteilt waren, hat der Nutzer alle auf dem Schirm. Ein Klick genügt, um den Inhalt gezielt zu teilen, das Anhängen von Dateien an die E-Mail entfällt.

Verse versorgt einen mit Kontextinformation zu Teams und Personen, die mit einer aktuellen Aufgabe befasst sind. Man kann sich Mitarbeiterprofile ansehen, lernt Beziehungen zwischen den Teams und Teammitgliedern kennen, kann Aufgaben effektiver weitergeben und Ergebnisse nachverfolgen.
Man kann Informationen mit maximal zwei Klicks mit anderen teilen, auch extern. Ein E-Mail-Verteiler ist nicht mehr nötig, Informationen an das gesamte Projektteam können einfach bekannt gemacht werden.

Gleicher Effekt: Besseres Arbeiten

Wenn wir einfach das Wort E-Mail in beiden Ansätzen weglassen, dann sind sie sich in Zweck und Zielsetzung erstaunlich ähnlich. Es ist die moderne Art zu arbeiten. Und die ist nicht nur wertvoller sondern macht auch noch mehr Spass.

Der Atos-Ansatz hat einen Vorteil: Da es sich bei der Initiative nicht unmittelbar um eine Software Lösung handelt (die es natürlich gibt) kommt ein häufiger Irrtum weniger zum Tragen: „Wir führen ein Tool ein und alles andere ändert sich automatisch.“

A fool with a tool is still a fool

Das wird nicht geschehen. Weder bei Zero-E-Mail noch bei Verse. Wenn ich nicht verstehe oder nicht will, dass sich etwas ändert kann das beste Tool nichts ändern. Dazu braucht es einen Veränderungsprozess, der alle Mitarbeiter umfasst, jeden einzelnen. Auch die Lieferanten, Finanzierer, Shareholder und die Medien. Ja, sogar das Restaurant um die Ecke, wo die Mitarbeiter Mitagessen gehen und die Speisekarte im Betrieb aushängen. Das kann ein erster Use Case sein.

Zero-E-Mail und E-Mail Verse ist kein Gegensatz. Es sind zwei Wege zum neuen collaborativen Arbeiten.